Réforme de l’apostille et de la légalisation : une nouvelle mission pour les notaires en 2025

De nouvelles attributions pour les notaires à partir du 1er mai 2025

A compter du 1er mai 2025, les notaires se substitueront aux services Apostille des parquets généraux des cours d’appel pour délivrer l'apostille des actes publics français destinés à être produits à l'étranger. 

De même, à compter du 1^er septembre 2025, les notaires se substitueront aux services légalisation du ministère des Affaires étrangères, aux ambassadeurs et aux chefs de postes consulaires pour délivrer la légalisation des actes publics français destinés à être produits à l'étranger. 

Bon à savoir : prévu par une ordonnance du 4 mai 2020, ce transfert de compétence a d'abord été initié pour septembre 2023 par le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises, puis repoussé au 1 er janvier 2025 par un décret du 23 janvier 2023 et à nouveau reporté (par les décrets n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 et n° 2024-1200 du 23 décembre 2024, ainsi que par l’arrêté du 23 décembre 2024) au 1^er mai et 1^er septembre 2025. 

Qu'est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation d'un document français destiné à une autorité étrangère permet d'attester les informations suivantes : véracité de la signature, identité et fonctions du signataire, identité du sceau ou timbre. Un cachet est apposé sur l'acte.

Les légalisations sont effectuées par le bureau des légalisations du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères et ce, jusqu’au 31 août 2025. Après cette date les notaires s’en chargeront. 

Qu'est-ce qu’une apostille ?

L'apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la convention de La Haye du 5 octobre 1961, à laquelle un grand nombre de pays ont adhéré. Elle atteste des mêmes informations que la légalisation. En pratique il s’agit d’un timbre apposé sur le document. 

Jusqu’au 30 avril 2025, la demande doit être adressée à la Cour d'appel dont dépend le signataire du document (service Apostille) ou à l'autorité ayant apposé une mention d'enregistrement ou de certification. Après cette date, il faudra s’adresser à la profession notariale, à travers 15 conseils régionaux..

Quelles sont les autres dispositions de la réforme ? 

Le décret de 2021 prévoit également que :

• la légalisation et l'apostille seront principalement délivrées sous forme électronique. 

• Une base de données des signatures publiques sera créée et consultée par les notaires avant de certifier les documents. 

• Un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées sera tenu par l'autorité en charge de l'exploitation et de la gestion de la base de données des signatures publiques.

Comment savoir si vous avez besoin d’authentifier votre document ? 

Pour savoir si vous avez besoin de faire authentifier votre document et selon quelle procédure, consultez votre notaire ainsi que le tableau récapitulatif  des documents établis par une autorité française qui doivent être présentés à l'étranger, ainsi que les documents établis par une autorité étrangère qui doivent être présentés en France. Vous pouvez également consulter le site service public.